Minijob Arbeitszeit dokumentieren: Was § 17 MiLoG vorschreibt

„Für eine Aushilfe auf Minijob-Basis reicht doch ein Handschlag“ — dieser Gedanke hält sich hartnäckig, ist aber ein Irrtum mit Folgen. Wer Minijobber beschäftigt, muss deren Arbeitszeit genauso dokumentieren wie die jedes anderen Mitarbeiters. Was Minijob Arbeitszeit dokumentieren in der Praxis bedeutet, ordnet dieser Artikel ein.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Er beschreibt die allgemeine Rechtslage nach dem Mindestlohngesetz, wie sie zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bekannt ist. Für eine verbindliche Einschätzung zu deinem Betrieb wende dich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder deine Innung.

Wer unter die Aufzeichnungspflicht fällt

§ 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitszeit in zwei Fällen: für bestimmte, im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannte Branchen — dazu gehört unter anderem das Baugewerbe — und für geringfügig Beschäftigte im Sinne des § 8 Abs. 1 Sozialgesetzbuch IV. Der zweite Fall betrifft sowohl die klassische geringfügig entlohnte Beschäftigung (Minijob) als auch die kurzfristige Beschäftigung, etwa eine befristete Aushilfe in der Saison. Anders als bei der Branchenregelung kommt es hier nicht darauf an, in welcher Branche der Betrieb tätig ist — die Pflicht gilt für Minijobber unabhängig davon, ob es sich um einen Handwerksbetrieb, ein Büro oder einen Laden handelt. Eine Ausnahme gilt für geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten.

Was genau aufzuzeichnen ist

Verlangt werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist die separate Erfassung von Pausen, auch wenn es sich in der Praxis anbietet, sie ebenfalls festzuhalten, damit die Tagesstunden am Ende nachvollziehbar bleiben. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages erfolgen — wer also montags arbeiten lässt, sollte die Zeiten spätestens zum darauffolgenden Montag festgehalten haben. Die Pflicht zur Aufzeichnung selbst lässt sich auf den Mitarbeiter übertragen, etwa wenn er seine Zeiten selbst einträgt — die Verantwortung, dass es tatsächlich passiert, bleibt aber beim Arbeitgeber.

Wie lange die Aufzeichnung aufbewahrt werden muss

Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Das entspricht derselben Frist, die auch für die branchenbezogene Aufzeichnungspflicht gilt, und ist bei einer Prüfung durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) der Zeitraum, für den Unterlagen vorgelegt werden können müssen.

Welche Form erlaubt ist

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor: Papier, eine Excel-Tabelle oder ein digitales Erfassungssystem sind gleichermaßen zulässig. Entscheidend ist nicht das Medium, sondern dass Beginn, Ende und Dauer vollständig und nachvollziehbar für jeden Minijobber und jeden Arbeitstag vorliegen — dieselben Kriterien, auf die es auch bei jeder anderen Aufzeichnungspflicht ankommt.

Was bei Verstößen droht

Wer die Aufzeichnungspflicht verletzt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden kann. In der Praxis trifft es seltener den einmaligen Formfehler als die durchgängig fehlende oder erkennbar nachträglich erstellte Aufzeichnung — genau das prüfen Kontrollen zuerst.

Was das für dich als Chef heißt

Gerade weil Minijobs oft nebenbei laufen — die Wochenendaushilfe, der Ferienjob, die kurzfristige Unterstützung in der Saison —, gerät die Aufzeichnung leicht aus dem Blick. Wer eine feste Routine hat, in der jeder Mitarbeiter seine Zeiten selbst einträgt, unabhängig davon, ob Vollzeit oder Minijob, muss bei dieser Pflicht nicht mehr gesondert mitdenken: Beginn, Ende und Dauer stehen dann für alle im Betrieb nach demselben Muster fest.