Stundenzettel-Vorlage 2026 (PDF): kostenlos herunterladen

Nicht jeder Betrieb braucht sofort eine App. Wer heute noch auf Papier erfasst oder gerade erst anfängt, systematisch Stunden festzuhalten, findet hier eine einfache Wochenvorlage zum Ausdrucken — kostenlos, ohne dass eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden muss.

Die Vorlage

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PDF Stundenzettel-Vorlage 2026.pdf Eine Seite, druckfertig, für eine Kalenderwoche pro Mitarbeiter

Die Vorlage enthält pro Wochentag eine Zeile für Beginn, Ende, Pause in Minuten, Auftrag bzw. Baustelle und die daraus errechneten Stunden, dazu eine Gesamtzeile sowie Unterschriftsfelder für Mitarbeiter und Vorgesetzten. Das deckt die drei Punkte ab, auf die es bei einer Prüfung ankommt: Beginn, Ende und Pause pro Tag, nachvollziehbar und mit Unterschrift bestätigt.

Wie man sie im Alltag nutzt

• Eine Vorlage pro Mitarbeiter und Woche ausdrucken, im Auto oder auf der Baustelle griffbereit halten.
• Täglich statt erst am Freitag eintragen — je näher am tatsächlichen Arbeitstag ausgefüllt wird, desto glaubwürdiger ist die Aufzeichnung bei einer späteren Prüfung.
• Am Wochenende oder Montagmorgen im Büro unterschreiben lassen und abheften. Für Betriebe mit Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren.

Wo Papier an seine Grenze kommt

Für einen einzelnen Mitarbeiter oder einen kleinen, eingespielten Betrieb reicht diese Vorlage völlig aus. Drei Situationen zeigen erfahrungsgemäß, wann Papier anfängt, mehr Arbeit zu machen, als es spart:

Beim Zusammenführen am Monatsende. Fünf, zehn oder fünfzehn Wochenzettel müssen von Hand abgetippt oder addiert werden, bevor die Lohnabrechnung starten kann — eine Fehlerquelle mehr, und Zeit, die niemand eigentlich einplant.

Bei mehreren Baustellen gleichzeitig. Sobald dieselbe Kolonne unter der Woche für unterschiedliche Aufträge unterwegs ist, muss die Stundenaufteilung pro Auftrag manuell nachkalkuliert werden — mit Papier bleibt das eine Rechnung extra, die schnell hinten runterfällt.

Beim Verlust einzelner Zettel. Ein nasser oder verlegter Wochenzettel ist bei Papier schlicht weg. Das mag im Alltag selten vorkommen, wird aber genau dann unangenehm, wenn ausgerechnet dieser Zeitraum später geprüft wird.

Wo eines dieser drei Probleme regelmäßig auftaucht, lohnt sich der Wechsel zu einer digitalen Lösung, die dieselbe Struktur — Tag, Auftrag, Beginn, Ende, Pause — automatisch zusammenführt, statt sie jeden Monat neu von Hand zu sortieren.