Zeiterfassung Datenschutz: Was bei DSGVO-konformer Erfassung zählt

„Digitale Zeiterfassung“ und „Datenschutz“ werden in der Diskussion schnell zu Gegenspielern — die Sorge vor dem „gläsernen Mitarbeiter“ ist präsent, sobald ein neues System eingeführt wird. Dabei lassen sich beide Seiten gut vereinbaren, wenn ein System von vornherein nur das erfasst, wofür es tatsächlich gebraucht wird. Was dabei rechtlich zählt, im Überblick.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Er beschreibt die allgemeine Rechtslage nach der Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz, wie sie zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bekannt ist. Für eine verbindliche Einschätzung zu deinem Betrieb wende dich an einen Fachanwalt für Datenschutzrecht oder deinen Datenschutzbeauftragten.

Die Rechtsgrundlage: Art. 6 DSGVO und § 26 BDSG

Personenbezogene Daten von Mitarbeitern dürfen nicht ohne Weiteres verarbeitet werden — dafür braucht es immer eine Rechtsgrundlage. Bei der Arbeitszeiterfassung ist das in aller Regel Art. 6 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Die Erfassung von Beginn, Ende und Pause ist erforderlich, um den Arbeitsvertrag durchzuführen und um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, etwa aus dem Arbeitszeitgesetz oder dem Mindestlohngesetz. Eine gesonderte Einwilligung der Mitarbeiter ist für diesen Zweck normalerweise nicht nötig — die Rechtsgrundlage ergibt sich unmittelbar aus dem Beschäftigungsverhältnis selbst.

Zweckbindung und Datenminimierung: nur die Arbeitszeit, nicht mehr

Zwei Grundsätze der DSGVO bestimmen, was ein Zeiterfassungssystem erheben darf. Zweckbindung bedeutet, dass Daten nur für den Zweck verwendet werden dürfen, für den sie erhoben wurden — die Arbeitszeit, nicht ein allgemeines Persönlichkeitsprofil. Datenminimierung bedeutet, dass nur erhoben wird, was für diesen Zweck tatsächlich nötig ist. Für die Zeiterfassung heißt das konkret: Beginn, Ende und Pause reichen aus. Eine heimliche Standort- oder Verhaltensüberwachung — etwa durchgehendes GPS-Tracking während der Arbeitszeit oder die Auswertung einzelner Bewegungsprofile — ist davon nicht gedeckt und in aller Regel unzulässig. Wer zusätzlich festhalten will, ob ein Mitarbeiter beim Kundendienst oder auf der Baustelle war, kann das über eine einfache Tätigkeitszuordnung erfassen — das ist etwas anderes als eine Standortverfolgung und bleibt im Rahmen, solange es bei der reinen Kategorie bleibt.

Aufbewahrung und Löschung

Zeiterfassungsdaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Wie lange sie aufzubewahren sind, richtet sich nach den jeweils einschlägigen gesetzlichen Fristen — etwa den zwei Jahren nach § 17 MiLoG für Aufzeichnungen zur Mindestlohnkontrolle oder anderen lohn- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen. Nach Ablauf der jeweiligen Frist sind die Daten zu löschen, sofern kein anderer Aufbewahrungsgrund mehr besteht — ein unbegrenztes Archiv „auf Vorrat“ ist mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung nicht vereinbar.

Transparenz gegenüber Mitarbeitern

Mitarbeiter haben das Recht zu erfahren, welche Daten über sie erhoben werden und wie sie verwendet werden — das folgt aus dem Transparenzgrundsatz der DSGVO und dem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO. In der Praxis bedeutet das: offen kommunizieren, welches System zum Einsatz kommt, was es erfasst — und was nicht — und wer Zugriff auf die Daten hat. Das nimmt der Einführung eines neuen Systems in aller Regel mehr Sorge, als eine kommentarlose Umstellung es je könnte.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Mitarbeiter geeignet sind, ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Dazu zählt nach ganz überwiegender Auffassung auch elektronische Zeiterfassung — unabhängig davon, ob eine Überwachung tatsächlich beabsichtigt ist, denn für die Mitbestimmungspflicht reicht bereits die technische Eignung dazu. In den meisten Handwerksbetrieben ohne Betriebsrat stellt sich diese Frage nicht; wo einer besteht, gehört die Einführung eines neuen Systems auf die Tagesordnung, bevor es scharfgeschaltet wird.

Was das für dich als Chef heißt

Digitale Zeiterfassung wird nicht automatisch zum Kontrollinstrument — sie wird es erst, wenn mehr erfasst wird, als für die Arbeitszeit nötig ist. Wer sich auf Beginn, Ende und Pause beschränkt, offen kommuniziert, was erfasst wird, und die Löschfristen im Blick behält, bewegt sich rechtlich auf sicherem Terrain — und nimmt der „gläserner Mitarbeiter“-Sorge im eigenen Betrieb den Boden.