Urlaub und Krankmeldung digital: Antragsworkflow ohne Zettel

Neben der eigentlichen Arbeitszeit gehören zwei weitere Themen fest zur Personalorganisation im Handwerksbetrieb: Wer hat wie viel Urlaub noch übrig, und wie läuft eine Krankmeldung ab, ohne dass sie in einem WhatsApp-Chat verschwindet? Beides lässt sich auf Papier lösen — beides lässt sich aber auch spürbar einfacher digital abbilden.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Er beschreibt die allgemeine Rechtslage nach Bundesurlaubsgesetz und Entgeltfortzahlungsgesetz, wie sie zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bekannt ist. Für eine verbindliche Einschätzung zu deinem Betrieb — insbesondere bei abweichenden Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag — wende dich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder deine Innung.

Das Urlaubskontingent als Ausgangspunkt

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) legt in § 3 einen gesetzlichen Mindesturlaub von 24 Werktagen bei einer Sechs-Tage-Woche fest — umgerechnet auf die im Handwerk übliche Fünf-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage im Jahr. Viele Arbeits- und Tarifverträge sehen mehr vor; das gesetzliche Minimum ist eine Untergrenze, keine Empfehlung.

Damit ein Antragsworkflow überhaupt funktioniert, muss zuerst dieses Kontingent pro Mitarbeiter und Jahr feststehen — inklusive Übertrag aus dem Vorjahr, falls der Betrieb das zulässt. Ohne einen klaren, für Chef und Mitarbeiter gleichermaßen einsehbaren Stand „noch offene Urlaubstage“ führt jeder Antrag zu derselben Rückfrage: Geht das überhaupt noch?

Antrag und Genehmigung: was das Gesetz vorgibt

Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers grundsätzlich zu berücksichtigen. Der Arbeitgeber darf sie nur ablehnen, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen oder die Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter mit sozial vorrangigen Gründen kollidieren — etwa Schulferien bei Eltern schulpflichtiger Kinder. Eine Ablehnung ohne nachvollziehbaren Grund ist damit nicht ohne Weiteres möglich.

Für den betrieblichen Alltag heißt das: Ein Antragsworkflow sollte mindestens sichtbar machen, wer zum selben Zeitraum ebenfalls Urlaub beantragt oder genehmigt bekommen hat — damit eine Kolonne nicht plötzlich zur Hälfte fehlt, weil zwei Anträge unabhängig voneinander genehmigt wurden. Das lässt sich auf Papier mit einem gemeinsamen Kalender lösen; ein digitaler Workflow, bei dem eine Genehmigung automatisch mit dem Einsatzplan abgeglichen wird, nimmt diese Prüfung ab, statt sie dem Gedächtnis des Chefs zu überlassen.

Krankmeldung: Anzeige- und Nachweispflicht

Bei Krankheit gilt nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) eine zweistufige Pflicht: Der Arbeitnehmer muss die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen (Anzeigepflicht) — unabhängig von jeder ärztlichen Bescheinigung, oft am selben Morgen per Anruf oder Nachricht. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist zusätzlich eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen (Nachweispflicht); der Arbeitgeber ist berechtigt, diese Vorlage vertraglich auch schon ab dem ersten Krankheitstag zu verlangen.

Seit 2023 läuft der Nachweis für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Der Arzt meldet die Arbeitsunfähigkeit direkt an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft die Daten dort elektronisch ab (§ 109 Abs. 1 SGB IV), statt einen Papierschein vom Mitarbeiter zu bekommen. Für den Betrieb bleibt damit vor allem die erste Stufe wichtig — die schnelle, verlässliche Anzeige durch den Mitarbeiter selbst, damit die Kolonnenplanung für den Tag noch angepasst werden kann.

Was ein digitaler Workflow im Alltag ändert

Der praktische Unterschied zwischen Zettel und digitalem Workflow zeigt sich weniger in der Rechtslage — die bleibt identisch — als im Tempo und in der Nachvollziehbarkeit:

• Urlaub: Der Mitarbeiter sieht sein verbleibendes Kontingent selbst, statt beim Büro nachzufragen. Ein Antrag geht direkt an den Chef, die Genehmigung ist für beide Seiten dokumentiert — kein mündliches „passt schon“, das später niemand mehr genau erinnert.
• Krankmeldung: Eine Meldung morgens aus der App erreicht den Chef sofort und sichtbar, statt in einer Chatgruppe zwischen anderen Nachrichten unterzugehen — wichtig, wenn kurzfristig eine Vertretung für die Baustelle organisiert werden muss.
• Nachweise: Wo eine ärztliche Bescheinigung nötig ist, lässt sie sich als Foto direkt zum entsprechenden Krankheitszeitraum hochladen, statt als loser Zettel im Büro zu landen.

Am Kontingent, an der Anzeige- und Nachweispflicht ändert das nichts — die Gesetzeslage bleibt dieselbe, ob Zettel oder App. Was sich ändert, ist, wie zuverlässig diese Informationen dort ankommen, wo sie für die Wochenplanung gebraucht werden.