Zeiterfassungspflicht 2026: Der Überblick für Arbeitgeber

Kaum ein Thema sorgt bei Handwerksbetrieben für so viel Verunsicherung wie die Zeiterfassungspflicht. Ein EuGH-Urteil, ein BAG-Beschluss, ein Gesetzentwurf, der seit Jahren nicht durchs Parlament ist — und mittendrin die Frage, was davon eigentlich schon gilt. Dieser Artikel ordnet die Rechtslage, ohne Angst zu machen.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Er fasst öffentlich zugängliche Gerichtsentscheidungen und Gesetzestexte zusammen, wie sie zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bekannt sind. Für eine verbindliche Einschätzung zu deinem Betrieb wende dich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder deine Innung.

Was der EuGH 2019 entschieden hat

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof im sogenannten „Stechuhr-Urteil“ (Rechtssache C-55/18, CCOO gegen Deutsche Bank) entschieden: Die Mitgliedstaaten der EU müssen Arbeitgeber dazu verpflichten, ein System einzuführen, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes einzelnen Arbeitnehmers objektiv, verlässlich und zugänglich gemessen werden kann. Der EuGH begründet das mit dem Grundrecht auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit — ohne Erfassung lässt sich diese Grenze nicht kontrollieren.

Wichtig: Das Urteil richtet sich an den Gesetzgeber, nicht direkt an einzelne Betriebe. Es verpflichtet Deutschland, ein entsprechendes Gesetz zu schaffen — und genau hier hakt es seit 2019.

Was das Bundesarbeitsgericht 2022 ergänzt hat

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) nachgelegt, allerdings über einen Umweg: In einem Streit um ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung elektronischer Zeiterfassung leitete das BAG aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ab, dass Arbeitgeber bereits jetzt — ohne neues Gesetz — verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Der Betriebsrat habe insofern kein Initiativrecht auf ein bestimmtes System, weil die Pflicht zur Erfassung selbst schon bestehe.

Das BAG hat damit faktisch die Lücke geschlossen, die der EuGH dem Gesetzgeber offengelassen hatte — allerdings über eine Auslegung des bestehenden Arbeitsschutzrechts, nicht über ein neues, im Detail geregeltes Gesetz. Genau das sorgt in der Praxis für Unsicherheit: Dass erfasst werden muss, ist seit dem Beschluss weitgehend unstrittig. Wie genau — in welcher Form, mit welcher Technik, mit welchen Ausnahmen — ist es nicht.

Was für Handwerksbetriebe schon heute konkret bindend ist

Unabhängig von EuGH und BAG gilt für einen großen Teil der Handwerksbranchen bereits seit Jahren eine sehr konkrete Aufzeichnungspflicht: § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) verlangt von Arbeitgebern in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnung mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Zu diesen Branchen zählen unter anderem das Baugewerbe, das Gebäudereinigungsgewerbe, die Gastronomie und Beherbergung, Speditions-, Transport- und Logistikbetriebe sowie die Fleischwirtschaft. Wer im Bau- oder Ausbaugewerbe unterwegs ist, unterliegt dieser Pflicht in aller Regel schon heute — unabhängig davon, wie die allgemeine Diskussion um EuGH und BAG ausgeht.

Was noch nicht entschieden ist

Ein Referentenentwurf zur ausdrücklichen Verankerung der Zeiterfassungspflicht im Arbeitszeitgesetz liegt seit 2023 vor. Er sieht unter anderem eine grundsätzlich elektronische Erfassungspflicht mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße sowie Ausnahmen für Vertrauensarbeitszeit vor. Das Gesetzgebungsverfahren ist zum Zeitpunkt dieses Artikels noch nicht abgeschlossen — was am Ende genau im Gesetz stehen wird, insbesondere zu Fristen, Ausnahmen und zulässigen Erfassungsformen (Papier vs. elektronisch), ist offen. Bis ein Gesetz in Kraft tritt, gilt die oben beschriebene Rechtslage aus EuGH-Urteil, BAG-Beschluss und den branchenspezifischen Aufzeichnungspflichten.

Was Prüfer sehen wollen

Ob Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) beim Zoll, Berufsgenossenschaft oder Arbeitsschutzbehörde: In der Praxis interessiert eine Prüfung meist drei Dinge.

• Vollständigkeit: Liegen für jeden Mitarbeiter und jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Pausen vor — nicht nur eine wöchentliche Gesamtstundenzahl?
• Nachvollziehbarkeit: Sind die Aufzeichnungen zeitnah entstanden (am oder kurz nach dem Arbeitstag), oder wurden sie erkennbar im Nachhinein rekonstruiert?
• Aufbewahrung: Sind die Unterlagen für den vorgeschriebenen Zeitraum (bei § 17 MiLoG: zwei Jahre) auffindbar und vorlegbar?

Ein sauber geführter Wochenzettel erfüllt diese drei Punkte in aller Regel genauso wie eine elektronische Lösung — entscheidend ist nicht das Medium, sondern die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit.

Was das für dich als Chef heißt

Die realistische Handlungsempfehlung für die meisten Handwerksbetriebe lautet zurzeit: nicht auf das endgültige Gesetz warten, sondern jetzt anfangen, konsequent Beginn, Ende und Pause pro Mitarbeiter und Tag festzuhalten — auf Papier, in Excel oder digital. Wie das auf der Baustelle statt am Bürostuhl in der Praxis aussieht, beschreibt der nächste Artikel in diesem Ratgeber.